아는 만큼 보이는 협업 툴··· 업무 효율은 물론 조직 문화 개선에도 '특효'

IT동아 · 2022.06.17 16:06:24

[IT동아 남시현 기자] 협업 툴은 기업 내 의사 소통을 효율화하고, 작업 전반을 디지털화하는 데 쓰이는 소프트웨어다. 등장 초기에는 IT기업이나 조직 유연성이 뛰어난 스타트업 등에서 주로 활용했지만, 최근에는 기업 문화나 조직 규모, 업령이나 산업군을 따지지 않고 폭넓게 도입되는 추세다. 특히나 도입 조건이 까다로운 금융 업계나 사무 및 현장이 이원화된 건설 업계 등 변화의 속도가 느리다고 인식돼왔던 분야도 이제는 빠르게 협업 툴을 도입하는 추세다.

NHN Dooray!는 클라우드 기반의 서비스로, 웹 및 PC, 모바일 환경에서 서비스를 곧바로 활용할 수 있다. 출처=NHN Dooray!

지난 10일, 남해종합건설이 NHN Dooray!와 손을 잡고 클라우드 기반 올인원 협업 툴인 Dooray!를 도입했다. 남해종합건설은 토목, 건축, 조경, 환경 등 건설 분야에서 30년 간 사업을 추진해온 중견 건설 업체로, 기존에는 직원 개인 이메일과 메신저를 활용하는 등 일반 기업과 비슷한 업무 방식을 갖고 있었다. 하지만 클라우드 기반의 메일과 메신저 기능에 프로젝트 정리, 화상회의 등이 포함된 Dooray!를 전사 도입하면서 기업 문화를 디지털화하고, 업무 효율성 강화에 나섰다. 협업 툴 도입을 통해 기존의 업무 간 대화가 체계 없이 관성적으로 이뤄져 온 부분을 해소하고, 기업 문화의 디지털 전환까지 노리는 것이다.

협업 툴, 단순한 도구 아닌 업무의 디지털 전환 첫걸음

NHN Dooray! 메신저 기본 화면. 출처=NHN Dooray!

흔히 협업 툴은 ‘업무용 메신저’라고도 불리지만, 대다수 협업 툴은 메신저 기능 이상의 기능을 제공한다. 협업 툴은 기본적으로 사무 업무에 최적화된 대화 방식을 제안하며, 서비스에 따라 추가 기능을 제공한다. NHN Dooray!의 경우 메일과 메신저, 화상 회의 등을 제공하고, 협업 시스템인 프로젝트 기능과 전자 결재, 인사정보를 포함한 근무 관리 기능, 게시판 및 공지 기능, 회사 내부의 자원 예약 기능 등을 포괄적으로 제공한다. 모든 서비스는 서비스형 소프트웨어(SaaS)로 제공돼 지속적으로 기능 및 보안이 업그레이드되고, PC나 모바일 기기는 물론 웹브라우저 형태로도 접근할 수 있다.

일반 메신저에는 없는 조직도 기반의 대화 기능, 공유 및 업무에 최적화된 대화 등이 특징이다. 출처=NHN Dooray!

메신저와 대화 기능도 근본적으로 다르다. 일반 메신저도 1:1 대화나 그룹 대화가 가능하지만, 대화 자체가 소모성에 초점을 맞춰 기록으로 남기거나 전달하기가 어렵다. 하지만 업무용 메신저는 보안 및 기록에 방점을 맞추고 있어 기존 메신저 기능은 물론 주제별 대화나 멘션별 정리, 클라우드로 연동된 자료 공유 등 철저하게 기업 환경과 작업 역량 확보를 위한 대화 방식을 활용한다. 특히 조직도를 활용해 같은 사내에 있는 유관 조직 등을 직접 그룹 대화로 구성한다거나, 손님과도 메신저를 통해 의사소통을 나눌 수 있다.

게다가 지나간 대화 내역도 기록하고, 또 대화 내역을 새로운 맴버에게 공개할 것인지 아닌지를 설정할 수 있다. 원한다면 새로운 멤버나 외부 협력 직원이 초대되더라도 이전의 내용을 모두 확인해 대화의 맥락을 이해하도록 돕거나, 민감한 정보는 감춰놓는 식으로 활용할 수 있다.

공동 편집 기능을 지원해 여러 명이 문서 하나를 같이 보면서 편집하거나 수정할 수 있고, 또 웹 브라우저 상에서 한글 파일, 엑셀, 워드 파일 등을 편집할 수 있다. 출처=NHN Dooray!

문서 작업이나 프레젠테이션 등 공동으로 작업하는 경우를 위한 공동 편집 기능도 NHN Dooray!의 특징이다. 공동편집 기능은 문서 하나를 여러 명이서 같이 편집하는 기능이며, 별도의 설치 없이 웹브라우저 상에서 문서를 편집할 수 있다. 이를 통해 공동으로 작업 내역을 공유하거나, 실시간으로 문서를 작성해서 완성하는 등으로 응용할 수 있다.

또한 메신저가 아닌 그룹웨어나 자체 개발 서비스 등에 포함된 근무 관리, 전자결재 서비스도 NHN Dooray!의 기능으로 이용할 수 있다. 근무관리는 인사정보, 출퇴근 이력 관리 등을 지원하며, 디지털 상에서 효율적으로 관리할 수 있다. 전자결재는 결재 서식 확인이나 공용 결재선, 결제 현황을 보는 결재 대시보드 등 수기로 진행하는 결재보다 훨씬 더 정확하고 신속하게 내용을 추진할 수 있다. 이밖에도 NHN Dooray!는 많은 기능들이 유기적으로 결합돼있으며, 사용자가 응용하기에 따라 업무 효율을 끌어올리는 데 활용할 수 있다.

기업들은 협업 툴을 어떻게 활용하고 있는가

출처=NS홈쇼핑

국내외 기업들 중 협업 툴을 도입하지 않은 기업은 찾기 어려운데, 대체로 메시지 기능뿐만 아니라 협업 방법 개선에 초점을 맞추고 있다. NS홈쇼핑의 경우는 상품관리의 업무 흐름을 NHN Dooray!로 개선한 바 있다. 협업 툴 도입 전 NS홈쇼핑은 아이템을 찾고, 선정하고, 이를 판매하고 사후 관리하는 과정을 모두 전화나 이메일, 대면 회의 등으로 추진해왔다. 여기에 NHN Dooray!를 접목하면서 업무 흐름을 크게 프로젝트 생성, 업무 단계 구분, 업무 상태 추적으로 변경했다.

이전에 큰 주제에서 아이템을 선택했다면, 프로젝트 기능을 통해 방송 시간대나 카테고리 등 주제에 맞춰 프로젝트를 생성한다. 그다음 주제를 선별해 아이템 조사부터 상품 선정, 소싱 과정을 진행한다. 이후 업무별 상태를 통해 나뉘어있는 진행 과정을 전체 현황으로 파악하며, 진행 과정 중 발생하는 문제는 공유된 주제와 연결된 담당자를 통해 즉시 해결한다. 과거 방식대로였으면 업무 정리가 어려워 혼선을 빚었겠지만, NHN Dooray!의 기능을 적극 활용해 소비자 수요에 맞는 세부적인 전략을 수립하고, 이를 각자 관리하는 체제를 구축한 것이다.

출처=현대오일뱅크

2020년 12월에 NHN Dooray!를 도입한 현대오일뱅크는 주, 월 단위로 진행하던 업무 보고를 하나의 프로젝트로 별도 등록 후 관리하며, 부서별 정기 회의 및 보고 프로젝트를 문서 관리용 드라이브로 운영하면서 공유하고 추진한다. 또한 보고서는 어떤 담당자가 동시 편집하고 있는지 확인할 수 있으므로 체계적으로 진행 상황과 관리 및 공유가 가능하다. 이렇게 나뉘어있는 업무를 취합하면서 업무 효율 및 구분이 쉬워진 것은 물론, 보안 체계 안에서 외부 협력사와의 소통과 인수인계도 지원할 수 있게 됐다.

출처=한국생산기술원

한국생산기술원(KITECH)은 기존에 자체 운영하던 서비스를 NHN Dooray!로 이전하면서 업무시스템 비용을 크게 절감하고 있다. 기존의 시스템은 물리적인 서버와 네트워크 장비에 지속적으로 서비스 유지 보수 인력이 필요하고, 또 소프트웨어 관리나 보안 기능 등 지속적으로 업데이트가 필요했다. 반면 NHN Dooray!는 클라우드 기반 서비스이므로 직접 장비를 운용하거나 업데이트할 필요 없이 활용만 하면 된다. 덕분에 한국생산기술원은 구축형(온프레미스) 도입 대비 약 3년 총소유비용(Total Cost of Ownership, TCO) 기준 53%의 비용 절감을 거뒀다.

협업 툴을 잘 쓰는 것, 산업 경쟁력을 얻는 길

NHN Dooray!의 사례만 보더라도 기업, 기관이 협업 툴을 도입했을 때 단점은 찾아보기 어렵고, 장점이 월등히 많다. 특히 체계 없이 흐르는 대로 디지털화가 진행된 조직의 업무 문화를 재정비하고, 향후 디지털화의 기틀을 잡는다는 점에서 역할이 크다. 단순히 편해서 활용한다는 차원이 아니라 기업 전략과 효율성, 문화 등을 쇄신하기 위해 곧바로 선택할 수 있는 수단인 셈이다. 코로나 19를 계기로 협업 툴은 잘 쓰는 사람들이 쓰는 도구에서, 대중적으로 활용하는 도구로 변화했다. 이미 국내 기업은 물론 해외 기업들까지 국내 협업 툴 시장에 발을 들인 상황이다. 산업 경쟁력 확보와 디지털 화를 꿈꾸고 있다면, NHN Dooray!와 같은 협업 툴의 활용 방안을 먼저 찾아보자.

글 / IT동아 남시현 (sh@itdonga.com)

사용자 중심의 IT 저널 - IT동아 (it.donga.com)

번호	제목	글쓴이	작성일	조회	추천
설문	비난 여론에도 뻔뻔하게 잘 살 것 같은 스타는?	운영자	24/06/03	-	-
3906	컴퓨텍스 2024에서 눈에 띈 강소기업들 “한국시장 기대 커” [1]	IT동아	06.07	68	0
3905	[생성 AI 길라잡이] 생성 AI 학습 과정에서 발생하는 빈번한 분쟁	IT동아	06.07	34	0
3904	차트분석 도구 ‘트레이딩뷰’ 파고들기 - 14	IT동아	06.07	33	0
3903	글로벌 기업도, 유망 스타트업도…“어도비 서브스턴스 3D로 디지털 혁신 가능해”	IT동아	06.07	876	0
3902	[농업이 IT(잇)다] 그랜트 “농업인의 고민 해결하는 친환경 과일 포장재, 딴딴박스”	IT동아	06.07	38	0
3901	노랑풍선, "NHN두레이 전사 도입으로 조직 내 업무 환경 통일했죠"	IT동아	06.07	38	0
3900	국내 장수 만화 IP 비즈니스의 모범 사례가 되길... '열혈강호' 30주년 콜라보 카페 방문기 [24]	IT동아	06.07	2274	2
3899	시놀로지 “눈 높은 한국 고객들 의견 수렴하며 성과 거둬”	IT동아	06.06	91	0
3898	노트북 출시 20주년 맞은 MSI, 컴퓨텍스 부스도 ‘노트북 풍년’ [15]	IT동아	06.06	7228	4
3897	‘모든 곳에 인공지능’을 위한 시작, 인텔 AI 서밋 서울 개최	IT동아	06.05	138	0
3896	시놀로지, 엔터프라이즈 솔루션 강화 ‘잰걸음’	IT동아	06.05	90	0
3895	[시승기] ‘K5 LPG 하이브리드’로 500km 주행 후 실연비 살펴보니	IT동아	06.05	100	0
3894	퀄컴 스냅드래곤X 시리즈, AI PC넘어 AI 산업도 노린다	IT동아	06.05	119	0
3893	국내 가상자산 커뮤니티 “텔레그램·카카오톡 활성화, 단기 시세에 민감”	IT동아	06.05	90	0
3892	“디지털 혁신 이끈 3D 기술, AI로 문턱 더 낮아질 것“…어도비 서브스턴스 데이에서 엿본 미래	IT동아	06.05	92	0
3891	딥엑스, 엣지 AI용 NPU 'DX-M1'으로 중국·대만 시장에서 두각	IT동아	06.05	111	0
3890	SK하이닉스, 컴퓨텍스 2024서 GDDR7, 자체 컨트롤러 등 전시	IT동아	06.05	109	0
3889	MSI, 컴퓨텍스 2024에 ‘AI+ PC’ 대거 선보이며 ‘기선제압’	IT동아	06.05	77	0
3888	‘연 단위 출시, 네트워크 대역 확장’ 인공지능 가속기 경쟁 달아오른다	IT동아	06.04	90	0
3887	인텔 컴퓨텍스 2024 부스 가보니··· 'AI PC 사례·제온 6 공개 눈길' [2]	IT동아	06.04	1482	0
3886	컴퓨텍스 2024 MSI 부스, ‘클로’ 8인치와 ‘AMG’ 노트북 공개로 ‘북적’	IT동아	06.04	83	0
3885	펫 겔싱어, "2030년 세계 2위 파운드리 목표··· 다음 주 18A 칩 구동"	IT동아	06.04	146	0
3884	인텔 제온6·가우디3·루나레이크까지 총 출동··· '시장 주도권 노린다'	IT동아	06.04	88	0
3883	전기차 캐즘에도 정면 돌파 택한 ‘현대차그룹’	IT동아	06.04	82	0
3882	"AI PC 시대, 피처폰에서 스마트폰 전환만큼 혁명적 도약" [1]	IT동아	06.03	578	1
3881	韓 자동차 등대공장 0개...제조공정 혁신 시급	IT동아	06.03	100	0
3880	3세대 라이젠 AIㆍ라이젠 9000 시리즈, AMD 새 CPU 제품군 대거 공개 [7]	IT동아	06.03	587	1
3879	6월부터 달라진 통신3사 요금·혜택 살펴보니 [1]	IT동아	06.03	733	0
3878	[정구태의 디지털자산 리터러시] 1. 지금 당신이 디지털자산에 관심을 가져야할 이유	IT동아	06.03	90	0
3877	[주간투자동향] 벤디트, 80억 원 규모 프리 시리즈A 투자 유치	IT동아	06.03	723	2
3876	여름철 필수품 '선풍기', 용도·기능에 맞춰 고르는 법! [이럴땐 이렇게!]	IT동아	06.03	104	0
3875	블랙웰 다음 루빈, 엔비디아 차기 인공지능 가속 플랫폼 공개 [2]	IT동아	06.03	1943	1
3874	베일에 싸였던 구글의 '검색 알고리즘'…유출 문건으로 실체 드러나	IT동아	05.31	166	0
3873	가비아, 한국마사회에 클라우드 PC ‘가비아 DaaS’ 공급	IT동아	05.31	134	0
3872	차트분석 도구 ‘트레이딩뷰’ 파고들기 - 13	IT동아	05.31	130	0
3871	외산 솔루션 가격 인상, 국산 가상화 시장 훈풍 기대	IT동아	05.31	121	0
3870	[리뷰] 게이밍-홈시네마 넘나드는 전천후 빔프로젝터, 뷰소닉 LX700-4K	IT동아	05.31	1065	1
3869	[생성 AI 길라잡이] 1분 만에 영상·이미지 제작 ‘브이캣’ [2]	IT동아	05.31	4866	5
3868	[농업이 IT(잇)다] 실내 수직형 스마트팜으로 생산량 극대화하는 ‘플랜티팜’ [1]	IT동아	05.31	434	0
3867	페라리 DNA 담은 12기통 2인승 '12 칠린드리'…아시아 최초 공개	IT동아	05.30	137	0
3866	블랙웰에 FOPLP 조기 도입 고려 중인 엔비디아, 미세공정 넘어 생산 경쟁 유도하나?	IT동아	05.30	204	0
3865	북블라 “창업의 꿈, 가천대 코코네스쿨에서 이뤄”	IT동아	05.30	149	0
3864	스페이스앤빈 “뉴스페이스로의 전환, 상용 부품 적용 물꼬부터 터야”	IT동아	05.30	111	0
3863	[리뷰] AFMF로 가성비 게이밍 환경 구축, AMD 라데온 RX 7700 XT [8]	IT동아	05.30	5441	5
3862	[스타트업 첫걸음] 스타트업, 창업 아이디어는 어떻게 시작할까	IT동아	05.30	107	0
3861	KT클라우드, 엔비디아 GPU 기반 학습 서비스 'AI Train' 출시	IT동아	05.30	102	0
3860	캐딜락, 브랜드 최초 순수 전기 SUV ‘리릭’ 출시 [2]	IT동아	05.30	477	1
3859	SBA 유망 스타트업의 면모 확인, ‘2024 연합 데모데이’ 이모저모	IT동아	05.29	106	0
3858	AI 구심점으로 떠오른 '컴퓨텍스', 올해 주목할만한 기업 별 소식은? [2]	IT동아	05.29	474	0
3857	[IT애정남] 로봇청소기 고를 때 고려할 점은?	IT동아	05.29	888	0

최근 방문

즐겨찾기

즐겨찾기 갤러리

갤러리 이슈박스, 최근방문 갤러리

연관 갤러리

개념글 리스트

차단하기

[IT동아 갤러리]

갤러리 본문 영역

협업 툴, 단순한 도구 아닌 업무의 디지털 전환 첫걸음

기업들은 협업 툴을 어떻게 활용하고 있는가

협업 툴을 잘 쓰는 것, 산업 경쟁력을 얻는 길

▶ 임박한 휴가철…협업툴 ‘노션’으로 여행 계획 세워볼까▶ [IT하는법] 뒤죽박죽 섞인 카카오톡 채팅창... "메시지 전송 실수" 피하려면?▶ '천리 길도 협업 툴부터'··· NHN Dooray!로 본 올인원 협업 툴의 특징

추천 비추천

댓글 영역

① NFT 발행

② NFT 구매

하단 갤러리 리스트 영역

왼쪽 컨텐츠 영역

갤러리 리스트 영역

페이지 이동

오른쪽 컨텐츠 영역

알림 설정

알림

디시콘 리스트

디시콘

디시콘 검색결과(0)

인기 디시콘

지갑 연결

▶ 임박한 휴가철…협업툴 ‘노션’으로 여행 계획 세워볼까 ▶ [IT하는법] 뒤죽박죽 섞인 카카오톡 채팅창... "메시지 전송 실수" 피하려면?▶ '천리 길도 협업 툴부터'··· NHN Dooray!로 본 올인원 협업 툴의 특징